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‘보고서 작성의 어려움’이라 하면 경험해보지 못한 사람에게는 우스운 일일 수 있지만, 어떤 종류의 보고서든 한 번이라도 작성해본 사람에게는 절실하게 공감이 가는 문제일 것이다. 현재까지 표준화된 보고서가 없는 것도 문제지만, 그 사용 범위도 다양하고 회사마다, 사용하는 사람마다 중요하게 여기는 것이 제각각인 것도 문제다.
『대통령 보고서』는 사용자가 다르고 쓰는 목적이 다른 수많은 보고서들의 표준화에 도전하고 수요자 중심의 보고서를 만들기 위한 노력이 돋보이는 책이다. 제목에서 드러나는 바와 같이 대통령비서실 자체의 보고서에 대한 문제 인식에서 시작된 이 책에서 저자들은, 보고서는 그저 귀찮고 형식적인 과정이 아닌 ‘혁신의 기본’이라고 말한다. 보고서에는 어떤 현안에 대한 문제의식은 물론 가장 합리적인 대안, 최종 의사결정권자에게 정보를 제공하는 일까지 포함되어야 하기 때문이다. 보고서가 혁신되면 조직이 혁신된다. 보고서를 잘 쓰는 사람이 인정받는 데는 다 그만한 이유가 있는 것이다.
집필의 배경 | 대통령이 움직인 보고서, 대통령을 움직이는 보고서
2007년 6월 현재 대통령비서실 내에는 모두 20여 개의 자발적인 혁신추진 조직인 학습(혁신)동아리가 활발하게 활동하고 있는데, 2005년 초 보고서 작성법에 대한 문제에 공감하는 직원들을 중심으로 ‘보고서 품질향상 연구팀’이라는 혁신동아리를 발족했다. 이들은 2005년 4월부터 10월까지의 활동으로 「보고서 작성 매뉴얼」을 만들었다. 이 매뉴얼은 청와대의 최우수 혁신사례로 평가받은 데다 정부 각 부처에서 강의 요청이 쇄도하고 있는데, 바로 이 「보고서 작성 매뉴얼」이 『대통령 보고서』의 기초가 되었다.
이 책이 나오기까지는 대통령의 문제의식도 한몫했다. 2004년 11월부터 2005년 8월까지 10개월간 대통령이 직접 처리한 보고서는 총 2,104건이다. 이는 한 달에 210건의 보고서를 처리했음을 의미한다. 이 중에는 몇 분 만에 간단히 훑어볼 수 있는 보고서도 있고, 1시간을 숙독해야 하는 수십 페이지짜리 보고서도 있다. 대통령의 바쁜 일정을 감안한다면 하루에 수십 건의 보고서를 읽고 처리하는 것은 상당한 부담이다. 게다가 대통령에게까지 올라온 보고서인데도 쓰는 사람에 따라 그 형식이 제각각이었다. 이에 그 목적이 분명하게 드러나고 효율적이고 간소한 보고서의 필요성이 절실하게 요구되었다.
대한민국 정부가 수립된 지 환갑이 다 되어가지만 그동안 대통령에게 보고된 수많은 보고서가 대통령비서실에 거의 남아 있지 않다는 것도 문제였다. 보고서만 사라진 것이 아니다. 주요 국정 현안에 대한 대통령의 정책결정을 보좌하는 노하우도 정권교체와 함께 흔적도 없이 사라지고 말았다.
대통령의 문제의식에서 시작된 ‘대통령이 움직인 보고서’는 이제 ‘대통령을 움직이는 보고서’로 거듭나 국가의 주요 현안들 곳곳에서 사용되고 있다.
책의 내용 | 작성자와 수요자가 모두 만족하는 보고서 작성법
보고서에 관한 문제는 비단 대통령비서실만의 문제가 아니다. ‘보고서 작성능력’은 효율적인 의사소통과 업무생산성 향상에 필수적인 요소다. 직장인이라면 현실에서 매일 쓰고 접하는 보고서지만, 효율적이고 생산적인 보고서를 쓰기란 쉽지 않은 일이다. 이러한 측면에서 대통령비서실의 보고서 혁신은 ‘일하는 사람이 현장에서 보여주는 혁신’의 훌륭한 본보기라 할 수 있다.
실제로 보고서 작성이 빈번한 저자들이 집필한 이 책은 각종 보고서의 문제점을 분석하고, 구체적인 작성 방법에 대해 토론하고 정리하며 우수 사례를 발굴해 놓았다. 비서실 보고서 혁신에서 두드러진 점은 ‘수요자의 눈높이에 맞춰진 혁신’이라는 것이다. 이것은 보고서 기획에서 작성까지, 보고서 유형과 관계없이 적용되는 원칙이자 이 책을 관통하는 철학이다.
책을 쓰면서 가장 역점을 둔 것은 보고서를 ‘표준화하는 것’이었다. 일반화·객관화된 표준 보고서를 만들기 위해 공무원뿐 아니라 학계, 기업, 연구소에 있는 다양한 사람들의 의견을 반영하고자 노력했다. 이 책은 대통령에게 보고되는 보고서에서 시작되었지만, 그 영역을 조직의 효율성, 생산성 향상에 응용할 수 있을 것이다.
책의 구성 | 목적과 용도에 맞는 보고서 작성법 상세 정리
이 책은 독자의 수준에 따라 입문 코스, 전문 코스로 단계를 구분하였다.
1부는 보고서 작성의 입문 코스로 현재 작성되는 보고서의 문제점을 지적하고 좋은 보고서의 요건과 표준적인 작성 절차, 그리고 일반적인 보고서 작성 방법에 관해 기술하였다. 보고서 작성 시 저지르기 쉬운 오류와 칭찬받는 보고서 작성 방법을 사례와 함께 소개했다.
2부에서는 보고서 유형을 정책보고서, 상황·정보보고서, 회의보고서, 행사보고서로 구분하고 유형별 작성 방법을 소개했다. 전문적으로 보고서 작성요령을 알고 싶다거나 매뉴얼 형태로 찾아보고 싶은 독자가 쉽게 참고할 수 있도록 하였다. 또한 보고서를 작성해본 경험이 있는 공무원이나 회사원들에게 유용한 내용을 실었다.
3부에서는 대통령비서실 현장 탐방을 통해 실제로 비서실에서 업무가 어떻게 처리되는지를 가벼운 필체로 소개하였다.
또한 대통령비서실에서 작성된 보고서들 중 좋은 사례를 엄선하여 CD에 담았다. 보고서 작성자와 수요자 모두를 만족시키는 보고서를 쓰는 데 큰 도움이 될 것이다. 이제 보고서를 통해 당신의 능력을 보여줄 때다. 대통령을 움직이는 한 장의 보고서, 그 비결을 당신의 상사에게 활용하라!
